‘노동OK’ 김성호 상담실장

위의 3가지 사항에 대해 사용자는 개별 근로자에게 반드시 서면으로 관련 내용을 통보하도록 정하고 있다. 여기서 서면의 뜻은 종이에 활자로 명시된 것이며, 근로기준법상의 의미는 해당 내용을 명시한 종이문서를 말한다. 다만, 최근 인터넷의 발달로 종이를 사용한 의미 전달보다는 통신장비(인트라넷, 이메일 등)를 이용하는 경향이 있어 근로기준법에서 명시한 서면이란 의미의 범위가 넓어질 수 있다.

근로계약 체결시 서면 교부의무

근로계약이란 근로자가 사용자에게 근로를 제공하고 사용자는 이에 대해 임금을 지급하는 것을 목적으로 체결된 계약을 말한다. 근로기준법 제17조(근로조건의 명시)에 따르면, 근로계약 체결시 임금의 구성항목 계산 및 지급방법, 소정근로시간, 휴일, 휴가, 취업장소 및 업무내용 등을 서면으로 작성해 근로자에게 교부해야 한다. 또 사용자의 근로계약 체결을 위한 청약의 의사표시는 이에 대한 (근로자의) 승낙만 있으면 곧 계약이 성립될 수 있을 정도로 그 내용이 구체적이어야 하고 확정적이어야 한다.(대법원 1998.11.27. 선고 97누14132 판결)

2012년 이전에는 근로계약을 서면으로 작성 후 근로자의 요구가 있을 경우 교부할 의무가 발생했으나, 현재에는 근로자의 요구여부와 관계없이 근로계약 체결시 서면을 교부해야 한다. 또한 재직중 근로계약 내용을 변경할 때도 수정된 근로계약서를 서면으로 교부해야 한다. 다만 근로자대표와의 서면합의로 변경된 경우, 취업규칙에 의해 변경된 경우, 노동조합과 체결한 단체협약에 의해 변경된 경우, 법령에 의해 변경된 경우에는 근로자의 요구가 있을 때 교부해야 한다.

근로계약 해지(해고) 서면 통보

근로기준법 제27조에 따라 사용자가 근로자를 해고하려면 해고사유와 해고시기를 서면으로 통지해야 한다. 이러한 서면통지를 해야만 해고의 효력이 발생하며, 해고예고를 서면으로 했을 때에는 해고통보를 한 것으로 간주된다.

이러한 해고통지 의무를 법정화한 취지는 해고사유 등을 서면으로 통지하도록 함으로써 사용자가 해고 여부를 더 신중하게 결정하도록 하고, 해고의 존부 및 그 시기와 사유를 명확히 해 사후에 이를 둘러싼 분쟁이 적정하고 용이하게 해결되고, 근로자도 해고에 적절히 대응할 수 있게 하기 위함이다.(대법원 2015.9.10선고 2015두31301)

이메일·핸드폰 메시지 등 통신수단을 통한 통지가 서면통지로서의 효력을 충족하는지를 다투는 사건이 늘어났다. 근로계약, 해고통보, 연차휴가와 관련한 촉진제도 등은 근로기준법에 따라 서면으로 작성해야 한다.<자료=비자트>

연차휴가 사용촉진에 따른 서면 통보

근로기준법 제61조에 따른 미사용 연차휴가 보상의무를 사용자가 면제받기 위해서는 연차휴가사용권이 소멸되는 6개월전 기준으로 10일 이내에 미사용 일수를 근로자에게 통보해야 하고, 근로자는 사용계획서를 사용자에게 통보해야 한다. 근로자가 사용계획서를 제출하지 않았다면 연차휴가 소멸일로부터 2개월 전까지 사용자는 휴가 사용시기를 정해 근로자에게 서면으로 통보해야 한다. 이와 같은 촉진제도 절차를 모두 이행했을 때 사용자는 미사용연차휴가수당 지급의무를 면제받을 수 있다.

서면교부의 확장

근로기준법에서 정한 서면교부의 원칙적인 의미는 종이로 작성된 문서를 직접 또는 수취가 확인되는 등기우편 등으로 전달하는 것이다. 근로계약 체결 과정에서는 서명, 기명날인 또는 전자서명법상 공인전자서명 등이 당사자의 진의에 의한 것이라면 유효하다 볼 수 있다.

그러나 근로관계 해지의 과정에서 이메일 또는 핸드폰을 통한 문자해고통지는 원칙적으로 서면통보의 효력을 인정받지 못한다. 해고시 서면통지 의무는 앞서 기술한 바와 같이 사용자의 신중한 해고 결정을 도모하는 한편 해고의사의 명확성을 확인하기 위한 것이다. 이메일 또는 핸드폰 문자 메시지를 통한 해고통보는 서면통보의무 법정 취지에 비춰 서면보다 신중한 결정으로 충분하지 못할 수 있으며, 사용자가 직접 작성했는지 진위 여부를 파악하기 어려운 문제가 있어 이를 적법한 통보로 인정하지 않고 있다.

다만, 최근 대법원의 판례를 보면 ①전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 제1항 따라 전자문서는 다른 법률에 특별한 규정이 없다면 전자적 형태로 돼 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 아니한다고 규정하고 있고, ②출력이 즉시 가능한 상태의 전자문서는 사실상 종이 형태의 서면과 다를 바 없고 저장과 보관에 있어서 지속성이나 정확성이 더 보장될 수도 있고, ③이메일(e-mail)의 형식과 작성 경위 등에 비춰 사용자의 해고의사를 명확하게 확인할 수 있고, 이메일에 해고사유와 해고시기에 관한 내용이 구체적으로 기재돼 있으며, 해고에 적절히 대응하는 데 아무런 지장이 없는 등 서면에 의한 해고통지의 역할과 기능을 충분히 수행하고 있다면, 해고통보가 유효하다 판시했다.(대법원 2015.9.10. 2015두41401)

그러나 위의 사건은 대표이사의 인감이 날인된 문서를 첨부파일로 전송한 특별한 경우다. 그러므로 위의 판결을 일반화해 이메일 통보에 효력이 인정된다고 해석하기에는 한계가 있다.

연차휴가 사용촉진의 경우 이메일을 통해 서면통보를 했을 경우 그 효력이 부인되고 있으나, 사업장내 전자결제 시스템이 보편화돼 연차휴가의 신청 등이 이를 바탕으로 시행되는 경우 예외적으로 전자결제 시스템을 통한 통보가 인정된 사례가 있다.

인터넷, 핸드폰 등 통신장비가 발달함에 따라 근로기준법에 정한 서면교부 방식이 다양화됐다. 이메일·핸드폰 메시지 등 통신수단을 통한 통지가 서면통지로서의 효력을 충족하는지를 다투는 사건이 늘어났다. 사용의 편리성, 보편성을 이유로 유효한 형태로 오인할 수 있으나, 해당 법령의 취지 등을 고려해 그 적법성 여부가 판단된다는 점에 유의해야 한다.

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